מושג הזמן בעולם העסקים

מכירים את ההרגשה שהזמן בורח לכם מבין הידיים? אתם מנסים להבין לאן הזמן שלכם נעלם, איך פתאום אתם מסתכלים על השעון ו-'פוף', משעה 12:00 אתם כבר בשעה 16:00. ניסיתם פעם להבין למה זה קורה לכם? השנייה הזאת של ל-התעמק 'ברגע הזה' שהזמן עובר לו בנעימים, או שלא, למרות שאם הזמן לא עובר בנעימים, רוב הסיכויים שאתם מסתכלים על השעון וסופרים את הדקות וזה לא המקרה שלנו. 

אז עכשיו אני רוצה לשאול אתכם, אם היו לכם ארבע שעות נוספות ביום, מה הייתם רוצים לעשות? איך הייתם ממלאים את הזמן הזה? 

אני רוצה שתשאלו את עצמכם את השאלה הכי חשובה – איפה אני מרגיש שאני מאבד את עצמי בתוך מושג ה-'זמן'? אם אתם תוהים לעצמכם מה זה אומר, אני יכולה להסביר זאת מנקודת מבט שלי. מבחינתי לאבד את הזמן, זה להרגיש שאני נמצאת ב- כאן ועכשיו של חיי. הלכה למעשה זה אומר שאני פחות (אם בכלל) מתעסקת בטלפון, אני מקשיבה ומסתכלת על מי שעומד מולי, אני שואלת שאלות, אני מתעניינת. אני לגמרי עסוקה ב-כאן ועכשיו שלי והמחשבות שלי מרוכזות רק בדבר הזה בלבד. נסו לחשוב על רגעים כאלה.. 

כשאתם בבית, מה אתם עושים? במה מתעסקים? עם מי מדברים? מכינים לאכול? קוראים ספר? רואים טלוויזיה? או לדוגמה אתם בעבודה, ויש לכם המון משימות להספיק לעשות אבל אתם מתחילים להתפזר קצת, התעסקתם במשהו אחר? דיברתם עם חבר במשרד? והכי חשוב – האם כל זה היה פרודוקטיבי, כלומר האם זה קידם אתכם ואם כן, אז באיזה רמה הרגשתם שזה קידם אתם? הינה לכם ארבע שעות שנעלמו מהחיים שלכם מבלי ששמתם לב.

עכשיו אני רוצה להציג בפניכם את שלושת הסוגים של תכנון זמנים, שמעתי את זה בהרצאה של אלון שחק ולטעמי הוא הגדיר זאת בצורה מעולה (עם כמה עדכונים שאני הכנסתי) ועליה אנחנו נפתח את הנושא, בואו נתחיל: 

סוגי תכנון זמנים: 

• Timing is everything in life -  אני תמיד אומרת שטיימינג זה הכל בחיים. לפעמים אנחנו נמצאים במקומות הנכונים, בזמן הנכון ושם קורה כל הקסם. הרעיון של המשפט הוא להבין שלפעמים אנחנו צריכים לחכות לזמן הנכון בשביל- להגיב, להשמיע, לשמוע, לקבל, להכיל, להעניק. לכל אלה ועוד, יש את הזמן הנכון והמקום הנכון. תפקידנו הוא להבין מתי רמת הדיוק היא בצורה מושלמת, כך שהרגע הזה יגרום לנו לחוש, ממש בצורה פיסית, את המשמעות של הדיוק באותה נקודת זמן. 
• חשיבה מידתית של שניות ודקות – ישנם רגעים מסוימים שאנחנו מרגישים שאנחנו חווים ניתוק קל מהמציאות, כלומר, מרגישים כמו צופים בחיים של עצמנו. מדובר על רמת שניות, מאיות השנייה שבה אנחנו מרגישים שאנחנו מסתכלים על החיים שלנו מנקודת המבט שלנו. אני יודעת שמה שאני אומרת אולי נשמע לחלקכם מוזר, אבל תחשבו על זה רגע, הפעמים שבהם עמדתם ופשוט צפיתם במתרחש.
• לחיות רגעים מסוימים ללא לוח זמנים - בתוך כל יומן מדוקדק ודייקני יש "רגעים שקטים" (ככה אני קוראת לזה). באותם הרגעים אני בוחרת לחיות את החיים ללא לוח זמנים. בזמן הזה שאני נמצאת בו, ב- "ללא לוח זמנים", אני מגלה על עצמי שאני קודם כל לשנייה נחה, נושמת רגע, יוצאת מתוך המציאות שלי לתוך השקט שלי עם עצמי. תאמינו לי שלא תמיד זה פשוט לי, להתנהל ככה ללא יומן אבל מישהו מאד חכם פעם אמר לי "שאני צריכה לדעת לחיות את החיים בצורה פחות דקדקנית כי אם חס וחלילה משהו לא יסתדר בתוך היומן המושלם שלי, אני עלולה לקרוס". יש משהו במה שהוא אומר.

 אופרה וינפרי, האהובה עלי מכול, אומרת "תחיו את הימים יום ביומו". המטרה שלנו היא לחיות את החיים שלנו בצורה מלאה, עסיסית, משובחת, לעשות את מה שאנחנו אוהבים וצמאים לעשות, להתפתח, להעמיק את עצמנו ובעיקר לדייק את עצמנו במרוצת השנים.

אז after all said and done בואו נצלול שנייה לאיך לנהל לוח זמנים מותאם עבורי:

דבר ראשון שאני ממליצה לעשות זה רשימת מטלות. 

בואו נסביר את ההיגיון ומה זה אומר, אני יודעת שכולם אומרים "רשימת מטלות רשימת מטלות" אבל המשמעות פה היא יותר עמוקה מזה, היא ממש לעשות סדר במחשבות שלי, ואיך עושים את זה? יש כל מיני דרכים יצירתיות כגון: לפתוח קבוצת וואצאפ עם עצמך ולרשום שם דברים בשביל לא לשכוח, לתלות דף משימות מגנטי על המקרר ולשים ליד עפרון (לא לשכוח זה הכי חשוב, זאת ההנעה לפעולה שלכם), להכין מטלות ליום הבא, דברים חשובים שאתם רוצים להספיק, לשים התראות בטלפון על דברים שאתם לא רוצים לשכוח.. 

יש לי סיפור מצחיק דווקא בנקודה הזאת, חברתי הטובה, שלצורך העניין הסיפור נקרא לה – "נטע", ביקשה ממני יום אחד שישבנו לנו בנעימים ופטפטנו, שביום למחרת אני אזכיר לה לדבר עם חברת הביטוח של הרכב שלה, הדבר הראשון ששאלתי אותה - "באיזה שעה להזכיר לך?"; מבינים? כמובן שעשיתי זאת באהבה ביום שלמחרת אבל מאד הייתי שמחה אם במקום שאני אזכיר לה היא תקבל ממני בהמון אהבה את הכלי המדהים הזה שאני מסבירה לה ב-כאן ועכשיו שלה. 

דבר שני, פרקו את המשימות שלכם לגורמים, רדו לרזולוציות ברמת המיקרו, בתוך המשימות שלכם (בעיקר המשימות הגדולות שלכם), נסו לפרק ולהיות כמה שיותר ספציפיים ומדויקים במה צריך לעשות בתוך אותה המשימה, חשבו גם בניכם לבין עצמכם כמה כל משימה דורשת לכם וכמה זמן אתם מעניקים לאותה המשימה. 

דבר שלישי, האצילו סמכויות, כלומר עשו מיקור חוץ לאנשים שאתם סומכים עליהם, עובדים איתם, תורידו שנייה רגל מהגז (ומי כמוני יודעת שזה ממש קשה לעשות וקל להגיד), אולם אני מציעה לכם להסתכל על זה בזווית ראייה אחרת. תחשבו שאתם רוצים לפתח איזושהי תוכנה או מוצר, יש בכם את היכולת ללמוד לעשות זאת לבד, אבל, הזמן שתשקיעו בכך והאנרגיה שתבזבזו יכול להיות Priceless וחבל. תחשבו על זה שאם הייתם מעבירים את אותו אפיון מוצר לאדם שחיפשתם ובדקתם ואפילו קיבלתם עליו המלצות מחברים שאפשר לעבוד אם אותו אדם, כבר העברתם לו את הרעיון שלכם ונתתם לו לעשות עבורכם את ה-דבר הזה. איזה הרגשה כפית, אה?. תחשבו כמה רלוונטי אותו אדם נהיה עבורכם וכמה זמן אתם חסכתם. 

דבר רביעי, עשו תיעדוף - אתם יכולים לקחת ארבע דפים (לא משנה הגודל, תלוי בכמה משימות יש לכם לכתוב וכמה אתם ספציפיים), וכתבו בכותרת בכל דף:

דבר חמישי, קבעו "דד-ליין" למשימות שלכם, תחמו אותם בזמן מוגדר ומוקצב, תנעצו נעץ ואת תשכחו לכלול בתוך הזמן הזה גם מנוחה ופינוק. זכרו שאנשים יכולים לקרוס מ- over משימות וזה יכול להשבית בן אדם. אני מדברת מניסיון אישי, היו מספר פעמים שנתתי למשימות וללו"ז שלי לנהל אותי והצלחתי ל"חבל לעצמי" בבריאות ובנפש. 

מניסיון אני אומרת לכם, תלמדו לשלב בעזרת כלים נכונים ומדויקים לעצמכם, זה תהליך, זה יקח כמה זמן, אולי חודשים, שנים אבל לבסוף אתם תלמדו לדייק את עצמכם יותר ולכן הזמן שתקדישו לכל דבר יהיה מדויק יותר ויותר. 

אתם בטח רוצים לדעת מה עושים במצבים שלא מצליחים לדייק את הזמן ואתם מרגישים שאתם הולכים לאיבוד? – התשובה לכך היא פשוטה, כל פעם שאתם חווים מצב של "אבדון" (בואו נקרא לילד בשמו), כל שאתם צריכים לעשות זה לחזור ליומן המשימות שלכם להיזכר איפה אתם נמצאים ולאן אתם מתקדמים. ברגע שתסדרו את הזמן שלכם בצורה מותאמת אישית עבורכם שמשקפת את מציאות חייכם (ובשביל זה אני פה) תוכלו להרגיש ובאמת לחוות שאתם מסודרים יותר עם הזמן שלכם וגם הראש שלכם יגיע למצב שיש לו מקום להכיל תכנים חדשים שמגיעים לחייכם. 

דבר שישי, תלמדו להגיד "פחות" (או לא) על דברים מסוימים, כלומר, נגיד שמגיע אליכם לקוח חדש שרוצה לשכור את שירותכם, האם יש לכם זמן לטפל בו?. מניסיון שלי, תמיד שאני ניגשת לקבל שירות מנותן שירות, אחת השאלות שאני שואלת כבר על ההתחלה עוד לפני שביררתי מחיר זה האם יש לך זמן להתעסק בפרויקט שלי?. למה אני עושה זאת?- כי ככה אני יודעת לקבל מאותו נותן שירות טווח זמן ואז אני יכולה לתכנן את הזמן שלי בצורה הרבה יותר נכונה שגם תוביל אותי למצב שאני מתקדמת בעשייה שלי ולא נעצרת במקום, מה שנקרא – "לתת פול גז בניוטרל". 

דבר שביעי, זכרו שאתם תמיד יכולים לשנות את התכניות שלכם, גם אם, אחרי שכתבתם משימות, הגדרתם יעדים ומטרות, התחלתם לבצע ובואו נגיד שהכל by the book ומשהו פתאום מתעורר ולא מסתדר, מעט מציק, לא זורם, תמיד תזכרו שאתם יכולים לשנות את התכניות שלכם או לפחות לארגן אותם מחדש ככה שיתאימו עם מה שאתם מרגישים ומה שאתם חושבים. לא משנה מה תבחרו, רק תזכרו לעשות זאת בצורה רגועה, כמה שפחות "לזעזע את המערכת".  

אני רואה במציאות חיי שהזמן יותר חשוב מכסף, כלומר שאני משקיעה זמן בכל דבר עד לפרטים הקטנים, זה מה שמביא לי את 'הכסף', או כמו שאנשים אוהבים לכנות – שפע תודעתי. זכרו שהמודעות שלכם היא העיקר והיא המובילה, ברגע שאתם יודעים לאן פניכם מועדות אתם תדעו באופן אוטומטי לנהל את הזמן שלכם בצורה נכונה והכי חשוב, תעשו זאת בדרך שמותאמת אליכם אישית, כי אתם תבנו את התכנית הזאת. 

משימות שלא הספקתם, זכרו שתמיד אפשר לזחות ליום אחר (שוב, בצורה של זמן מוגדר ובתכנון בלוח זמנים שלכם כדי שבאמת תגיעו לאותה המשימה). אפשר לעבוד עם צבעים לקטגוריות, לדוגמה לי יש קטגוריות מחולקות לפי צבעים ביומן האישי שלי בנייד. הצבעים משפיעים על התת מודע שלי וגורמים לי באופן אוטומטי לשייך את הצבעים למשימות או לנושאים מסוימים וזה משאיר את המוח שלי במשחק. 

אפשר לרשום משימות לפי תקופות בחיים, לדוגמה, יש משימות שהן מתאימות לעכשיו ויש משימות שאפשר לכתוב את האפיון שלהן או לחילופין ליצור איזה "שלד" מסוים של המשימה או כל מה שתרצו, הרעיון הוא שאפשר לדחות את זה לתקופת זמן בחיים שהיא נוחה יותר (רק אל תשכחו להשאיר את הרעיון שלכם באיזה מגירה שלא תשכחו את זה). 

זכרו שגם בתוך כל הלו"ז העמוס והצפוף שלנו צריך להיות גמישים בקבלת החלטות. לפעמים דברים לא יהיו כמו שאנחנו רוצים (איזה קטע!). אנחנו צריכים לדעת לקבל את זה, והלכה למעשה אספר לכם שישנם מקרים שמבטלים או דוחים לי פגישות, פעם הייתי מתעצבנת על זה, היום אני מקבלת את זה באהבה ומודה על הזמן שניתן לי לעסוק בדברים אחרים, שמקדמים אותי יותר באותה נקודת זמן, זה לא אומר שלא אחזור לאותה המשימה, זה פשוט אומר שאני מניחה ומשחררת את זה כרגע בהמון באהבה, ויחד עם זאת אני מפנה מקום למשהו שיותר מדויק לי כרגע.

את קבוצת הוואצאפ שיווק למתחילים עם שני אלה מכירים? 

הקבוצה הוקמה מתוך היכרות אישית שלי עם אותם בעלי עסקים אשר מחפשים להעשיר את עולמם העסקי בכלים טכניים ושיווקים שיכולים להצעיד את העסק שלהם בפלטפורמות ייעודיות צעד אחד קדימה.

הקבוצה מתאימה לבעלי עסקים קטנים עד בינוניים. בכל יום ראשון אחת לשבוע וכפתיח לשבוע פרודוקטיבי, אשתף בכלי נוסף בנוגע להתנהלות טכנית ושיווקית לעסקים שלנו. דברים שכדי לדעת שיכולים לשפר את התדמית הדיגיטלית שלנו ואיך לחשוף ולשווק עצמנו לקהל בצורה איכותית ובונה.

להצטרפות לקבוצה לחצו על התמונה